Escritórios virtuais em tempo de racionalidade
por Sandra CostaFonte: Call Center - Magazine OnlineSite: http://www.callcentermagazine.net/news.aspx?menuid=57&eid=5667
Se há alguns anos atrás ter um escritório virtual podia causar dúvidas quanto à credibilidade do negócio, hoje é sinónimo de racionalidade: ter acesso às melhores tecnologias a custos reduzidos e, sobretudo, flexíveis. Em época de crise, está na hora de “sair da caixa”, pôr de lado conceitos conservadores e adotar uma atitude prática, económica e estratégica.
Mobilidade e flexibilidade são palavras-chave no atual mundo dos negócios. Como consequência, novos modelos de trabalho revelam-se opções válidas, como o escritório virtual, hot desking e coworking.
As novas soluções são úteis para qualquer tipo de empresa, desde as grandes multinacionais que podem reduzir os seus custos fixos em alugueres de escritórios, até, e sobretudo, as PME e empresários em nome individual que beneficiam do potencial tecnológico, sem custos fixos e pagando apenas pela utilização que fazem.
EUA, Inglaterra e Alemanha são os países onde estes conceitos estão mais evoluídos. Mas em Portugal são cada vez mais utilizados e a atual conjuntura, que impõe limitações de investimento às empresas em geral, representa um motor de desenvolvimento destas novas soluções de custo baixo e flexível. Os desafios e as vantagens das tecnologias nos novos espaços de trabalho foram o tema da conferênciaYour Office Anywhere, organizada pelo Avila Business Center em parceria com o jornal OJE.
Vantagens dos business centres
Com as novas soluções de business centres, ou centros de escritórios, qualquer empresa pode ter uma morada prime e um serviço de secretariado profissional, que recebe a correspondência, faxes e chamadas telefónicas, e disponibiliza salas de trabalho ou de reuniões, incluindo até serviços de vídeo-conferência. Sem custos com rendas fixas, secretariado, luz, água, telefone ou fax.
As novas tecnologias tornam possível trabalhar em qualquer local, inclusive em casa, estando em contacto permanente com a sua equipa, fornecedores e clientes. Mas se preferir deslocar-se e beneficiar da interação com outras pessoas, pode alugar uma hot desking num centro de escritórios e torná-la no seu lugar de trabalho, pagando apenas o número de horas de utilização.
“O hot desking vai generalizar-se em Portugal”, defende Patrícia Liz, da Aguirre Newman. “Os centros de escritórios já o fazem de forma tão profissional que o cliente entra e sai com a sensação de que o meu escritório é ali”, assegura.
O MyOffice, criado em 2006 para o Avila Business Center, é a primeira app mundial para clientes de escritório virtuais. Trata-se de uma solução integrada que permite aceder a informação como chamadas telefónicas, correspondência, faxes e multimédia na área reservada do site, no seu email e no telemóvel. Em 2012, esta solução vai ser internacionalizada e será possível fazer a subscrição do serviço online.
Coworking, a distância não importa
O termo “escritório virtual” nasceu na Inglaterra. Não é fiel ao seu sentido e já foi associado a negócios fictícios ou pouco credíveis. Na verdade, equivale a “escritório inteligente” que funciona à distância, com recurso a tecnologias de informação sofisticadas, crescentemente móveis.
É particularmente útil para empresas que têm as suas equipas distantes fisicamente, muitas vezes dispersas por diferentes países. Para que o chamado coworking seja possível é indispensável recorrer a tecnologias de informação, algumas das quais disponíveis gratuitamente. O skype, por exemplo, é uma ferramenta online que permite a realização de reuniões de voz e imagem, incluindo chat e partilha de documentos.
Por apenas 5 euros por utilizador por mês, o Microsoft Demo permite o acesso a chat, telefone online e telemóvel, câmara de vídeo, site interno, troca de ficheiros e trabalho simultâneo num mesmo ficheiro por parte de pessoas distantes fisicamente. Para além de contatos de colegas, parceiros e um histórico das chamadas telefónicas. Tudo integrado com voice-mail e possibilidade de enviar mensagens.
Esta é uma solução com grande potencial, já que 83% das empresas com mais de 10 colaboradores usam internet com banda larga, de acordo com Marcos Santos, da Microsoft. De acordo com um estudo da Forrester, permite obter um ROI – Return of Investiment de 301% em 7,4 meses, poupança de 25 a 50% em custos em viagens e até 20% do orçamento em TI.
Online em qualquer lugar
Em Portugal assiste-se a uma revolução na internet móvel: “Nos últimos três anos o tráfego de dados na net móvel triplicou e até 2015 vai multiplicar-se 26 vezes”, afirma Pedro Coutinho, da Waterdog Mobile.
Os dispositivos móveis, como os tablets e os smart phones, apresentam um enorme potencial para o trabalho. Hoje pode ter no seu telemóvel “praticamente o mesmo que tem no seu computador e no seu escritório”. Desde o ERP – Enterprise Resource Management ao CRM – Customer Resource Management, a programas de gestão de projetos, gestão documental, ferramentas de comunicação e de faturação.
A questão da segurança é uma das mais relevantes nesta matéria. Mais uma vez é preciso ter mente aberta e perceber que o armazenamento de dados em sistemas de computação em nuvem (cloud), é provavelmente mais seguro que o mais sofisticado servidor individual.
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