quarta-feira, 26 de agosto de 2015

terça-feira, 18 de agosto de 2015

Escritórios virtuais são cada vez mais comuns como ambientes corporativos no Brasil
Economia e agilidade. Essas são as duas características que os administradores têm procurado cada vez mais para expandir seus negócios. Economizar tempo com deslocamento, ter mais qualidade de vida trabalhando em casa ou no lugar que for d seu agrado e usar telefone e internet como meios de comunicação principal já não são mais privilégios, tornaram-se quesitos estratégicos para as empresas. O escritório virtual, que é um local alugado, bem localizado, que funciona com telefone, internet e para recebimento de correspondências se encaixa nessas características. A associação Nacional de Centros de Negócios e Escritórios Virtual (ANCNEV) estima que existam no Brasil cerca de 800 espaços com esse destino de funcionamento.
O escritório virtual pode ser “classificado” em três modalidades: na primeira, o proprietário da empresa – ou profissional que atua nela – tem a opção de trabalhar em seu home office, recebendo todas as informações que chegam do escritório virtual full time, onde há uma ou mais pessoas para atender às suas demandas. Em uma segunda opção, o profissional pode utilizar a estrutura do escritório virtual quando precisar fazer reunião ou, ainda, apenas para mandar a estrutura como um endereço alternativo no caso da sede da empresa estar localizada em outra cidade.
Parece Simples, mas é preciso tomar algumas precauções antes de abrir um escritório virtual. O diretor-geral da Regus do Brasil, Guilherme Ribeiro – Grupo que possui 34 centros de negócios no país – explica que quase todos os tipos de negócios podem atuar desta forma: para que está começando a carreira, o escritório virtual é uma opção vantajosa por conta da redução de custos; já para quem é mais experiente o que chama a atenção é a agilidade no trabalho proporcionado pelo escritório virtual. “Ter um escritório virtual é muito simples e sem riscos. O ideal é pensar no futuro da empresa para escolher a melhor localização e o edifício em relação a seus clientes e à imagem corporativa que a empresa necessita“, orienta Ribeiro.
Já o presidente da  Associação Nacional dos Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (ANCNEV), Adm. Paulo Roberto Karnas, alerta que o escritório deve ser idôneo e estar bem localizado, já que “o endereço de grife ajuda na conquista de clientes”.
E as vantagens, garantem os especialistas, são varias. Além de proporcionar economia e praticidade, o empreendimento pode servir como uma “vitrine” positiva para a empresa. “O escritório virtual projeta uma boa imagem corporativa para clientes e consumidores, com menor custo mensal e sem as despesas e o tempo gasto no gerenciamento de um escritório físico”, reitera Karnas. E, no caso de haver a necessidade de realizar reuniões presenciais, basta agendar um horário no escritório virtual – onde, inclusive, é importante manter uma sala, mesmo que pequena, para essas conversas. “Alguns profissionais usar o escritório virtual como um arranjo permanente, outros adotam o serviço como um ponto de apoio, antes de expandir um escritório físico – muitas vezes o mesmo endereço profissional é utilizado como escritório virtual”, comenta Ribeiro. E tudo fica mais prático. “Enquanto o profissional trabalha de casa ou de outro local, um assistente recebe as ligações e correspondências”, completa.
Karnas, da ANCNEV, informa que os profissionais que trabalham no escritório virtual (secretárias, recepcionistas, telefonistas, entre outros) e o material e equipamento utilizado – impressoras, fax, scanners, copiadores, etc. – são igualmente compartilhados entre todos os clientes daquele local. Mas, segundo ele, o atendimento é personalizado, pois cada cliente deverá possuir um número de telefone fixo. Além do contrato mensal, o cliente paga pelo serviço que utiliza. No entanto, ele lembra que o investimento inicial na estrutura é zero, pois tudo isso é disponibilizado pelo escritório virtual, sendo que o cliente paga o aluguel. Algumas empresas atuam inicialmente com escritórios virtuais quando começam suas atividades em uma determinada cidade, durante a instalação de uma nova filial, por exemplo. Segundo Karnas, “as empresas e profissionais liberais facilmente constataram a agilidade dos escritórios virtuais e a economia que eles representam para a empresa”.
Os valores dos aluguéis variam bastante de cidade para cidade, de acordo com o tipo de escritório virtual que se pretende mandar. Em Porto Alegre (RS) por exemplo onde está a sede da ANCNEV, para mandar uma sala executiva para reuniões esporádicas paga-se, em média, de R$30,00 a R$40,00 por hora, segundo Karnas. Em Brasília, se o empresário quiser usar a sala full timepoderá gastar de R$150,00 a R$600,00 por mês, dependendo do bairro escolhido. Já quem quer toda a estrutura pessoal e de equipamentos em um escritório virtual – para trabalhar em casa, por exemplo – terá que desembolsar de R$200,0 a R$280,00 ao mês. Lembrando que os valores variam, dependendo da cidade.
CRESCIMENTO
Os escritórios virtuais surgiram na Europa e nos Estados Unidos e chegaram ao Brasil há 18 anos. A ideia era criar uma estrutura que proporcionasse redução de despesas para as grandes empresas e também para os profissionais liberais. Hoje, já a Associação Nacional dos Centos de Negocios e Escritórios Virtuais, que agrega os escritórios virtuais de todo o País e auxilia na implantação de novos.

De acordo com Karnas, há três anos a maior parte dos escritórios virtuais estava situada na cidade de São Paulo, como Santana do Parnaíba ou Barueri, que são consideradas uma espécie de paraíso fiscal. Mais de 250 delas estavam nesses dois municípios paulistas. Mas, nos últimos três anos, a quantidade desse tipo de empreendimento vem crescendo na região Nordeste. Só no ano passado, foi registrado um aumento de 28% dos escritórios virtuais na região.

segunda-feira, 10 de agosto de 2015

É só entrar e trabalhar: as vantagens dos escritórios virtuais
Estruturas são boa alternativa para pequenas empresas e profissionais liberais que estão começando a empreender
A professora de inglês Giana Gomes não tinha um local próprio adequado para atender seus alunos e nem condições financeiras para investir em um espaço que pudesse servir como sala de aula. Em 2008, ela encontrou uma solução para o problema: um escritório virtual. Desde então, utiliza a estrutura do Joinville Business Center (JBC), um dos prestadores desse tipo de serviço em Joinville (veja lista abaixo), para repassar seus conhecimentos a quem quer aprimorar o idioma. Ela leciona aulas individuais e para pequenos grupos de até cinco pessoas. Em algumas turmas, há inclusive funcionários de multinacionais instaladas na região Norte.
— O escritório virtual viabilizou o começo do meu negócio — conta Giana.
Mesmo pouco conhecidos da grande maioria, os escritórios virtuais vêm se multiplicando País afora e atraído, além de empresas, cada vez mais profissionais liberais. A estrutura oferecida, com espaços para reuniões, treinamentos e até para um cafezinho no meio da tarde, inclui energia elétrica, água, internet, serviços de limpeza e até secretária com atendimento personalizado na taxa única cobrada pela locação.
Uma sala padrão de 10 m² com mesa, cadeiras, telefone e ar-condicionado custa, em média, R$ 900 e pode ser utilizada à noite, fora do horário comercial, e até mesmo aos finais de semana e em feriados. Na ponta do lápis, esta alternativa se torna mais vantajosa do que arcar com os gastos de uma locação convencional (veja no comparativo ao lado), além de proporcionar outros benefícios.
— É um local mais formal e que causa uma impressão melhor do que receber um cliente em casa — avalia Rute Pogan Marquardt, que administra o JBC ao lado do marido, Ismar Rubens.
O aluguel desses espaços é flexível. Existem pacotes de ocupação mensal, mas é possível utilizar um escritório virtual para ocasiões esporádicas.
— A maioria dos nossos clientes loca por hora. Muitas vezes, são profissionais de empresas de outras cidades que prestam serviços em Joinville — conta Emily Dubiela Filippi, sócia da Ética Centro de Negócios.
A empresa ou o profissional liberal pode tirar proveito desse tipo de estrutura sem estar presente fisicamente nela. Uma das modalidades de serviço oferecida é a contratação de um endereço empresarial. Neste caso, o local onde funciona o escritório virtual passa a ser o endereço oficial do pequeno negócio, recebendo ligações, encomendas e correspondências destinadas a ele – que são devidamente repassadas em seguida via e-mail ou telefone.

Setor enxerga espaço para crescer
Em Joinville, a oferta desse tipo de serviço é relativamente recente. O primeiro escritório virtual da cidade abriu as portas em 2006. Desde então, outros começaram a surgir. Quem trabalha nesse ramo conta que a procura maior tem sido de prestadores de serviços, que atendem as indústrias da região.
— O prestador de serviço faz seu trabalho na indústria, não na sua casa. Mas com a burocracia da legislação, ele muitas vezes não consegue abrir a empresa dele — avalia Mauricio Teixeira de Souza, sócio da Office Escritórios Virtuais, justificando o porquê desse tipo de profissional buscar o escritório virtual.
Mesmo com o momento difícil da economia, os escritórios virtuais enxergam espaço para crescer. Alguns empresários da área dizem que seus clientes não sentiram os efeitos do cenário turbulento, o que motiva o investimento na expansão.
Até o início de 2016, a Office quer dobrar o tamanho da estrutura oferecida – hoje de 70 m², com duas salas de reuniões, três postos de trabalho e recepção. O JBC acabou de abrir mais 15 salas em uma das suas duas unidades e está terminando a reforma de um espaço comum de convivência. O diretor da Âncora Offices, Paulo Severo, que hoje administra um espaço de 100 m², já está procurando um outro espaço para aumentar sua estrutura.
Incentivo à formalização de negócios
Apesar de não ser o seu principal objetivo, o escritório virtual às vezes acaba impulsionando muitos profissionais liberais e pequenas empresas a formalizarem seus negócios. Isso porque eles disponibilizam domicílio empresarial e fiscal para abertura de empresas em endereço regularizado e liberado para obtenção de alvará.
— O escritório acaba fazendo o trabalho do governo de regulamentar uma micro ou pequena empresa — destaca Paulo Severo, diretor da Âncora Offices.
Com a formalização, esses empreendedores passam a ter acesso, muitas vezes, a linhas especiais de crédito que permitem que eles desenvolvam ou ampliem suas empresas.

A recente aprovação, pelo Senado, da chamada “universalização do Simples” anima o setor. A inclusão de 140 novas categorias no regime de tributação simplificado deve dar novo impulso à regularização de pequenos negócios, potenciais clientes dos escritórios virtuais.

Fontehttp://diariocatarinense.clicrbs.com.br/sc/economia/noticia/2014/11/e-so-entrar-e-trabalhar-as-vantagens-dos-escritorios-virtuais-4650596.html