quinta-feira, 18 de junho de 2015

Escritório, sim. Virtual, por quê? Uma explicação para a expressão "escritórios virtuais"

Murilo M. Nogueira
(...) e chamar-te-äo por um nome novo, que a boca do Senhor designará. (Isaías, 62:2)
O modelo de negócios em que se oferecem os serviços de um escritório (salas de trabalho, endereço comercial, atendimento telefônico, anotação de recados, apoio administrativo etc.) para empresas ou profissionais que não desejam ou não precisam de um escritório próprio é conhecido por vários nomes: escritórios flexíveis, escritórios compartilhados, centros de negócios, escritórios inteligentes, escritório sob demanda... De todos, contudo, o termo Escritório Virtual é o que se tornou mais popular.
Essa expressão, contudo, ainda causa alguma confusão, pois o adjetivo virtual é algumas vezes aplicado a negócios e atividades totalmente realizados no âmbito da internet. Assim, muitos acabam pensando que os escritórios virtuais não existem no mundo real!
Neste artigo falarei um pouco sobre a origem da expressão Escritório Virtual e as dúvidas e mal-entendidos que frequentemente associam esse termo a outros tipos de serviços e produtos.
Virtual Offices
Ao surgir nos Estados Unidos e Europa, os serviços de escritórios sob demanda foram chamados Virtual Offices (em português, Escritórios Virtuais) ou Business Centers (Centros de Negócios). Destes, o termo Virtual Office foi o que se tornou mais popular, sendo registrado pela Wikipedia com o verbete ”termo que designa serviços de escritório compartilhado, os quais normalmente incluem endereço comercial, serviços de correio e entrega, serviços de telefone e fax, atendimento telefônico, hospedagem web e infraestrutura para reuniões e conferências”.
Quase simultaneamente, entretanto, o termo virtual office começou também a ser usado para designar sistemas/softwares que criam ambientes de trabalho (normalmente acessíveis pela internet) que podem ser remotamente acessados/compartilhados. Essa acepção está igualmente registrada na Wikipedia, como verbete complementar para virtual office (“ambiente que permite que uma rede de colaboradores opere um negócio de forma eficiente usando nada mais do que tecnologias de comunicação online”).
Para evitar dubiedade, é preferível chamar esse último tipo de aplicação de “escritório eletrônico”, mantendo o termo “escritório virtual” para designar o tipo de serviços oferecido por empresas como o Escritório Virtual Espaço 2D.
Virtual x Real
Em sua origem, o adjetivo virtual deriva do latim (virtus) sendo usado para qualificar aquilo que tem o atributo de um objeto sem ser, de fato, esse objeto. Assim, um “escritório virtual” é aquele que tem os atributos e qualidades de um escritório [próprio].
A qualificação “virtual” se deve ao fato de que o escritório não pertence, de fato, ao cliente, embora os serviços sejam prestados se fossem de um escritório próprio.

Com o advento dos computadores, passou-se a qualificar virtuais os programas/sistemas que simulavam fenômenos do mundo real ou físico (como nas expressões ambiente virtual, memória virtual, realidade virtual etc.). Com isso, o adjetivo virtual passou a ser associado a algo imaterial, inexistente no mundo “real”.
Por essa razão, muitas pessoas deixam de usar as facilidades dos escritórios virtuais por julgá-los “coisa de internet” quando, na verdade, se trata de um serviço que oferece infraestrutura, pessoal e equipamentos “de verdade”, prontos para uso no mundo real.
“Espanglês”
Outra dúvida freqüente deriva do fato de que a palavra escritorio (assim mesmo, sem acento) existe em espanhol significando escrivaninha ou mesa de trabalho. Portanto, a expressão inglesa virtual desktop (área de trabalho virtual), muito comum na área de informática, é traduzida para o espanhol como escritorio virtual. Assim temos:
Ou seja, a expressão escritorio virtual, em espanhol, tem significado diferente de escritório virtual (em português) o que, infelizmente, acaba aumentando a confusão.
Palavras, palavras...
Novas idéias, produtos e serviços sempre levam algum tempo até se tornarem divulgados e conhecidos. Nesse período, são muitas vezes designados de diferentes maneiras. Com o passar do tempo, um único vocábulo ou expressão acaba sendo adotado, por consenso e uso repetido.
Esse é o caso a expressão escritório virtual, que apenas nos últimos anos está se tornando claramente vinculada aos serviços de escritórios compartilhados.
O importante é que mais e mais empresas e profissionais estão se dando conta de que essas duas palavras podem ser extremamente úteis para reduzir custos e ganhar competitividade no exigente mundo dos negócios.

quarta-feira, 10 de junho de 2015


CRESCE O USO DOS CHAMADOS ‘ESCRITÓRIOS VIRTUAIS’

Neste tipo de espaço, empresas e profissionais liberais alugam endereço, telefone, internet, secretária e correio


RIO — Recém-formado e ainda com poucos clientes, Sérgio Cataldo chegou a pensar em montar um escritório de advocacia próprio no Rio. Mas os custos elevados com aluguel e manutenção o fizeram desistir. A solução encontrada foi contratar uma empresa de escritórios virtuais, conhecidos como virtual offices, que oferece toda a infraestrutura de um negócio por um preço fixo. E sai bem mais em conta, já que, por enquanto, ele só precisa do espaço por algumas horas por semana.

— Não preciso lidar com questões administrativas, como conta de luz e serviço de limpeza. E os meus clientes têm a sensação de que estão efetivamente no meu escritório. Além disso, a localização é ideal, no meio de uma grande avenida, com acesso amplo via transporte público — comenta.

Muitos brasileiros têm optado pela mesma solução encontrada por Cataldo. Segundo a Associação dos Centros de Negócio e Escritórios Virtuais (Ancnev) o setor cresce, em média, 30% ao ano. Já são mais de 990 salas e cerca de 79 mil usuários em todo o Brasil.

— Este tipo de instalação é ideal para quem está começando, profissionais liberais e pequenas empresas. Sem se preocupar com as questões administrativas, o profissional pode se dedicar 100% ao seu trabalho intelectual — diz Ernisio Dias, presidente da Ancnev.

A maioria das empresas oferece um pacote básico de serviços, que inclui secretária para guardar recados e transferir ligações, endereço para registro no CNPJ e para receber correspondências, além da possibilidade de aluguel de salas de reunião, impressão, fax e fotocópia. Os preços variam de R$ 150 a R$ 400 mensais, dependendo do serviço e da empresa contratada.

MODALIDADE EM FOCO

Além da economia nos custos, a falta de mobilidade das grandes cidades é apontada como um dos motivos para o crescimento do setor: cerca de 40% dos escritórios virtuais estão concentrados na região Sudeste, polo econômico do país.

— Tornou-se possível trabalhar de casa sem passar a impressão de pouco profissionalismo. A localização dos escritórios costuma ser boa, perto de serviços, aeroportos e transportes e ainda é possível marcar as reuniões em dias e horários fora do rush — afirma Kiki Lessa, diretora executiva da BQ Escritórios.

Embora a maioria dos clientes ainda seja de profissionais liberais, empresas também começam a ver os escritórios virtuais como opção na hora de economizar. É o caso de Fernando Lauria, fundador da Sequenza, que decidiu alocar todos os seus 12 funcionários em duas salas de um escritório virtual na capital paulista.

— Eu economizo em tempo, dinheiro e ainda tenho uma localização boa para receber clientes. Não penso em mudar para um escritório próprio, mesmo se crescermos mais — diz.

Segundo Mari Gradilone, sócia-diretora do Virtual Offices, a terceirização de processos para dentro das salas de negócio tem se tornado cada vez mais comum, principalmente em multinacionais e grandes empresas:

— Temos clientes que, apesar de terem seus escritórios próprios, utilizam nossas salas para realizar, por exemplo, processos seletivos e reuniões externas, ou para fazer reuniões em outras cidades onde não têm representação.

sexta-feira, 5 de junho de 2015

AS VANTAGENS DO ESCRITÓRIO VIRTUAL PARA SUA EMPRESA


Quando se abre um novo negócio, uma das primeiras questões que surge é: como obter um espaço adequado, com boa localização e baixo custo? O atual ritmo de vida profissional obrigou as empresas a adotarem novas estruturas, de forma que os escritórios tradicionais são cada vez mais raros.

Para alguns negócios, um escritório virtual resolve o problema. Para os maiores, às vezes a única opção é ter uma sala própria. Mas, se a sua empresa se encontra no meio termo, uma boa saída pode ser utilizar um escritório virtual, que é planejado para se adequar às necessidades do seu negócio.

Serviços

Geralmente, os serviços básicos são uso do endereço comercial e gerenciamento de correspondências. Esses serviços podem ser oferecidos em conjunto ou separadamente.

As empresas que proporcionam esses serviços costumam ter uma estrutura operacional com pelo menos uma telefonista, uma recepcionista, motoboy, sala de reunião e salas privativas ou compartilhadas.

Vantagens

O escritório virtual é ideal para quem não precisa estar fisicamente no local de trabalho todo dia, mas quer dar um ar mais profissional à empresa ou serviço.

Geralmente, são profissionais que trabalham de casa, viajando ou locados em clientes e que só comparecem ao escritório quando é necessário fazer uma reunião ou recolher correspondências e encomendas.

Para empresas maiores, que já possuem sede e escritórios convencionais, o escritório virtual pode ser utilizado como base de apoio para viagens de negócios em lugares que não contam com filiais, serviços temporários ou eventuais e prospecção de novos mercados, entre outros.

Outra vantagem é que o escritório virtual irá se fortalecer como importante tendência na reorganização do trabalho, e utilizar esse serviço pode mostrar que a sua empresa está afinada com as novas características do mercado.

Assim, o escritório virtual é uma ótima opção tanto para quem está planejando abrir uma empresa e necessita se lançar no mercado antes de investir em estrutura, quanto para empresas sólidas que procuram um espaço customizado para atender clientes em caráter especial.

Fonte: Premium Contabil

terça-feira, 2 de junho de 2015