Escritórios virtuais são
cada vez mais comuns como ambientes corporativos no Brasil
Economia e agilidade. Essas são as duas
características que os administradores têm procurado cada vez mais para
expandir seus negócios. Economizar tempo com deslocamento, ter mais qualidade
de vida trabalhando em casa ou no lugar que for d seu agrado e usar telefone e
internet como meios de comunicação principal já não são mais privilégios,
tornaram-se quesitos estratégicos para as empresas. O escritório virtual, que é
um local alugado, bem localizado, que funciona com telefone, internet e para
recebimento de correspondências se encaixa nessas características. A associação
Nacional de Centros de Negócios e Escritórios Virtual (ANCNEV) estima que
existam no Brasil cerca de 800 espaços com esse destino de funcionamento.
O escritório virtual pode ser
“classificado” em três modalidades: na primeira, o proprietário da empresa – ou
profissional que atua nela – tem a opção de trabalhar em seu home
office, recebendo todas as informações que chegam do escritório virtual full
time, onde há uma ou mais pessoas para atender às suas demandas. Em uma
segunda opção, o profissional pode utilizar a estrutura do escritório virtual
quando precisar fazer reunião ou, ainda, apenas para mandar a estrutura como um
endereço alternativo no caso da sede da empresa estar localizada em outra
cidade.
Parece Simples, mas é preciso tomar
algumas precauções antes de abrir um escritório virtual. O diretor-geral da
Regus do Brasil, Guilherme Ribeiro – Grupo que possui 34 centros de negócios no
país – explica que quase todos os tipos de negócios podem atuar desta forma:
para que está começando a carreira, o escritório virtual é uma opção vantajosa
por conta da redução de custos; já para quem é mais experiente o que chama a
atenção é a agilidade no trabalho proporcionado pelo escritório virtual. “Ter
um escritório virtual é muito simples e sem riscos. O ideal é pensar no futuro
da empresa para escolher a melhor localização e o edifício em relação a seus
clientes e à imagem corporativa que a empresa necessita“, orienta Ribeiro.
Já o presidente da Associação
Nacional dos Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (ANCNEV), Adm. Paulo
Roberto Karnas, alerta que o escritório deve ser idôneo e estar bem localizado,
já que “o endereço de grife ajuda na conquista de clientes”.
E as vantagens, garantem os especialistas,
são varias. Além de proporcionar economia e praticidade, o empreendimento pode
servir como uma “vitrine” positiva para a empresa. “O escritório virtual
projeta uma boa imagem corporativa para clientes e consumidores, com menor
custo mensal e sem as despesas e o tempo gasto no gerenciamento de um
escritório físico”, reitera Karnas. E, no caso de haver a necessidade de
realizar reuniões presenciais, basta agendar um horário no escritório virtual –
onde, inclusive, é importante manter uma sala, mesmo que pequena, para essas
conversas. “Alguns profissionais usar o escritório virtual como um arranjo
permanente, outros adotam o serviço como um ponto de apoio, antes de expandir
um escritório físico – muitas vezes o mesmo endereço profissional é utilizado
como escritório virtual”, comenta Ribeiro. E tudo fica mais prático. “Enquanto
o profissional trabalha de casa ou de outro local, um assistente recebe as
ligações e correspondências”, completa.
Karnas, da ANCNEV, informa que os
profissionais que trabalham no escritório virtual (secretárias, recepcionistas,
telefonistas, entre outros) e o material e equipamento utilizado – impressoras,
fax, scanners, copiadores, etc. – são igualmente compartilhados entre todos os
clientes daquele local. Mas, segundo ele, o atendimento é personalizado, pois
cada cliente deverá possuir um número de telefone fixo. Além do contrato
mensal, o cliente paga pelo serviço que utiliza. No entanto, ele lembra que o
investimento inicial na estrutura é zero, pois tudo isso é disponibilizado pelo
escritório virtual, sendo que o cliente paga o aluguel. Algumas empresas atuam
inicialmente com escritórios virtuais quando começam suas atividades em uma
determinada cidade, durante a instalação de uma nova filial, por exemplo.
Segundo Karnas, “as empresas e profissionais liberais facilmente constataram a
agilidade dos escritórios virtuais e a economia que eles representam para a
empresa”.
Os valores dos aluguéis variam bastante
de cidade para cidade, de acordo com o tipo de escritório virtual que se
pretende mandar. Em Porto Alegre (RS) por exemplo onde está a sede da ANCNEV,
para mandar uma sala executiva para reuniões esporádicas paga-se, em média, de
R$30,00 a R$40,00 por hora, segundo Karnas. Em Brasília, se o empresário quiser
usar a sala full timepoderá gastar de R$150,00 a R$600,00 por mês,
dependendo do bairro escolhido. Já quem quer toda a estrutura pessoal e de
equipamentos em um escritório virtual – para trabalhar em casa, por exemplo –
terá que desembolsar de R$200,0 a R$280,00 ao mês. Lembrando que os valores
variam, dependendo da cidade.
CRESCIMENTO
Os escritórios virtuais surgiram na
Europa e nos Estados Unidos e chegaram ao Brasil há 18 anos. A ideia era criar
uma estrutura que proporcionasse redução de despesas para as grandes empresas e
também para os profissionais liberais. Hoje, já a Associação Nacional dos
Centos de Negocios e Escritórios Virtuais, que agrega os escritórios virtuais
de todo o País e auxilia na implantação de novos.
De acordo com Karnas, há três anos a
maior parte dos escritórios virtuais estava situada na cidade de São Paulo,
como Santana do Parnaíba ou Barueri, que são consideradas uma espécie de
paraíso fiscal. Mais de 250 delas estavam nesses dois municípios paulistas.
Mas, nos últimos três anos, a quantidade desse tipo de empreendimento vem
crescendo na região Nordeste. Só no ano passado, foi registrado um aumento de
28% dos escritórios virtuais na região.
Nenhum comentário:
Postar um comentário