No escritório virtual, o inquilino aluga o endereço comercial, telefone, internet, secretária e correio – e não precisa nem ir ao local. Ele recebe os recados todos os dias, onde estiver, por e-mail ou telefone.
O modelo caiu como uma luva para o consultor Gustavo Quezada: “99% do meu contato com o meu cliente se dá no local onde ele vai operar, então eu preciso ir até ele (o escritório), pouquíssimas vezes”, diz ele.
O escritório virtual foi aberto em 1995 pelos empresários André e Rodrigo Kielblock. Eles investiram R$ 50 mil para reformar o espaço e montar a infraestrutura, que é compartilhada por todos os clientes.
“Existe um rateio, na verdade, de todas as despesas, e com isso a empresa consegue ter por um custo muito baixo toda a infraestrutura de um escritório convencional”, explica André.
O valor do aluguel do escritório virtual é a partir de R$ 190 por mês. A tecnologia favorece a redução de custos com ganhos de eficiência: graças a um software de gerenciamento, uma secretária presta serviço para 50 inquilinos. Cada um deles tem um número de telefone exclusivo. Ao receber uma ligação, o sistema mostra na tela o que a atendente deve dizer.
Mas quem precisa de um espaço também pode alugar uma sala por mês a partir de R$ 980, e ainda contar com a mesma infraestrutura.
Foi o que fez Wanderson Oliveira, que trabalha com tecnologia de informática. Ele queria transferir a empresa de Belo Horizonte para São Paulo, e se surpreendeu com a agilidade da operação.
“O que chamou a atenção da gente é a praticidade desse tipo de contratação. No mesmo dia que nós assinamos o contrato, nós já tínhamos todo o escritório já mobiliado, já uma infraestrutura com internet, com telefone, com sala de reunião, com atendimento profissional, e trouxe um grande benefício para a gente”, diz Oliveira.
Para alugar uma sala, o escritório virtual não exige fiador ou qualquer outra garantia. Evandro Vinha começou com uma pequena sala. Depois, contratou funcionários e alugou outra sala ao lado. Mas a empresa dele continuou crescendo, precisou de mais espaço, e ele não gastou muita sola de sapato em procurar. Ao lado, alugou, na hora, uma terceira sala.
“Eu não paro de trabalhar, estou sempre focado na minha atividade real do meu negócio, e não estou me preocupando com a administração do escritório em si”, diz Vinha.
As vantagens conquistam mercado, e o escritório virtual já tem 400 clientes.
“Eu acredito nesse mercado porque ele alia a necessidade das empresas na redução de custos e também ele pode focar na sua atividade principal, não se preocupando mais com os custos de infraestrutura, e tudo o mais”, diz Rodrigo Kielblock.
Em outro escritório, todos os inquilinos ficam numa mesma sala, de 200 metros quadrados. No local, as pessoas pagam pelo tempo que usam, e usam quando querem. O modelo, conhecido nos Estados Unidos como coworking, é também chamado de escritório coletivo ou compartilhado. O negócio pertence aos empresários Fernanda Trugilho e André Martins.
“O coworking tem como premissa a flexibilidade. Então as pessoas pagam por hora. Você escolhe quantas horas vai utilizar, e paga por essas horas. Você não tem problema de pagar por uma estrutura que fique ociosa. Se você for viajar, tirar férias, ou mesmo viajar a trabalho, ou ficar fora do escritório por um período, você não paga”, explica Fernanda.
O escritório coletivo surgiu em 2008, com um investimento de R$ 80 mil. Depois, o espaço foi ampliado, e hoje tem 70 inquilinos, que compartilham cadeiras, mesas, internet, telefone, armários, cafezinho e ainda tem uma área externa para reuniões.
No escritório coletivo, os inquilinos são pequenos empresários, que só pagam pelo tempo que usam e, com isso, acabam economizando. O plano mínimo de R$ 100 é para dez horas de uso por mês. Há pacotes de até 500 horas por mês, por R$ 1,5 mil.
“Se eu fosse locar um escritório próprio eu ia ter um custo de no mínimo R$ 2 mil. Aqui eu pago menos da metade, varia um pouquinho, mas ficou menos da metade”, diz a inquilina Alessandra Bueno.
A possibilidade de relacionamento também atrai gente, e o movimento no escritório compartilhado cresce a taxas de 200% ao ano. Os empresários já pensam em abrir franquia do negócio.
“Agora eu digo que de uma tendência já passou a ser uma realidade. Tem diversos espaços como esse, compartilhados, pelo Brasil. Pelo mundo são mais de 700, então é um negócio de futuro, nós mesmos estamos montando um processo de franquia. Então, até o final de 2011 teremos algumas franquias pelo Brasil, é um negócio que já deu certo”, diz Fernanda.
FONTE: http://g1.globo.com/economia/pme/noticia/2011/10/pequenos-empresarios-lucram-com-escritorios-virtuais-e-coletivos.html
